Phidra Accountants & Adviseurs is sinds 2023 als een van de eerste kantoren aangesloten als accountancy partner bij Liquid. In deze case study gaan we in gesprek met Bob Jong en Lars Cramer, beide partners bij Phidra, over hun kantoor en de keuze voor Liquid.

Even kennismaken

Hoe zou je Phidra als kantoor beschrijven?

Bob: “Volgend jaar vieren we ons twintigjarig bestaan, dus we draaien inmiddels al eventjes mee, maar zo voelt dat helemaal niet [lacht]. We zijn inmiddels met circa vijftig mensen, verspreid over de vestigingen in Alkmaar, Haarlem en sinds kort ook Middenbeemster. In een paar steekwoorden: korte communicatielijnen, duidelijke afspraken, betrouwbaarheid en hoogwaardige expertise.”

Lars vult aan: “Bob was er vanaf het begin bij, ik ben zelf in 2008 gestart en ben sinds 2020 ook een van de partners. We zijn ons door de jaren heen steeds meer gaan profileren als allround advieskantoor waar de klant vooraf weet wat hij betaalt en kan verwachten. Daarin hebben wij al vroeg de overstap gemaakt van uurwerk naar vaste servicepakketten.” Bob: “Klanten weten wat ze aan ons hebben. Dat creëert rust in de relatie en zorgt ervoor dat de samenwerking goed blijft. Dat is hard werken, maar wordt beloond met loyaliteit vanuit de klant.”

Wat voor klanten bedienen jullie en welke diensten bieden jullie daarbij?

Lars: “Eigenlijk is dat een vrij breed palet aan ondernemingen. Natuurlijk komen de meeste ondernemers uit de regio (Noord-Holland), hoewel we ook elders in het land klanten hebben. Qua sector is het echt divers en dat zie je ook terug in de dienstverlening. We ontzorgen klanten met de administratie en jaarrekeningen, hebben een fiscale afdeling, we kunnen de loonadministratie verzorgen en dan is er natuurlijk het advieswerk wat overal doorheen loopt.”

Bob: “Je ziet natuurlijk wel een verschil tussen klanten. Sommige ondernemers hebben meer behoefte aan regelmatig contact, een sparringpartner. Bij anderen merk je dat dat niet speelt, of dat ze die behoefte op een andere manier invullen. Voor ons om het even: wij kunnen linksom- of rechtsom.”

Lars: “Toch merken wij langzaam wel een verandering. De rol van de accountant verschuift langzaam. Nieuwe klanten, vooral de jonge generatie, komen met een ander verwachtingspatroon binnen dan vroeger. Dat dwingt ons ook om te blijven innoveren”.

‍

De keuze voor Liquid

Wat was de aanleiding om met Liquid te starten?

Lars: “Wij zijn in 2023 al gestart met een pilot met Liquid binnen onze adviespraktijk en dan specifiek voor prognoses. Wij krijgen steeds vaker de vraag van klanten om te ondersteunen bij het opstellen van prognoses. Met name rondom liquiditeitsplanning merk je dat dit sinds de corona crisis erg actueel is geworden, en met de huidige economische onzekerheid ook actueel blijft.”

Waarom hebben jullie specifiek voor Liquid gekozen?

Bob: “Een tool als Liquid past binnen onze visie als kantoor. Door vanuit vaste servicepakketten te werken maken we ruimte om naast de ondernemer te zitten en samen door de cijfers te gaan. We hebben de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in procesmatige software, bijvoorbeeld de transitie naar robotic accounting. Liquid is qua software het missende puzzelstuk om de klant goed te adviseren.”

Lars: “We vonden Liquid ook de beste oplossing om een goede liquiditeitsbegroting op te stellen. De meeste rapportagetools hebben een beperkte budgetmodule maar zijn niet in staat om de cashflow volledig door te rekenen. We gebruiken bijvoorbeeld ook PowerBI, maar hierin kan je niet echt een prognose bouwen.” Lars vervolgt: “Daarnaast was een voordeel van Liquid dat de software is gemaakt om door de ondernemer zelf gebruikt te worden. Daarmee bieden we de klant een stuk gereedschap om zelf aan de slag te gaan met prognoses.”

Ervaringen met Liquid

Hoe is de implementatie van Liquid verlopen?

Lars: “Wij zijn als een van de eerste kantoren aangehaakt met een pilot. Vanuit de leverancier werd er een opzet gemaakt voor een implementatiefase. Gedurende ongeveer zes weken hebben we meerdere werksessies gehad. Intern hadden wij een kopgroep van drie mensen die zich de tool eigen moesten maken. Twee accountants en een relatiebeheerder. We zijn toen met een handvol klanten begonnen waar concrete prognose vraagstukken lagen.”

‍Bob: “Het is belangrijk dat je een paar mensen verantwoordelijk maakt binnen je team. Dat zien we ook bij andere software die we in gebruik nemen. Iedereen is druk en wij hebben met dezelfde arbeidstekorten te maken als elders. Bovendien hebben wij als accountants vaak de eigenschap dat we dingen graag op de oude, vertrouwde manier willen blijven doen.”

‍Lars: “Dat is absoluut een uitdaging. We zagen dat sommige collega’s dan alsnog een liquiditeitsprognose in Excel probeerden te maken, en hier heel veel tijd in staken. Met zo’n interne kopgroep is het makkelijker voor collega’s om elkaar te leren werken met nieuwe tools.”

Wat zijn de ervaringen van klanten?

Bob: “Wij krijgen veel positieve reacties op de overstap naar Liquid. Klanten vinden het fijn dat ze een eigen inlog hebben en zelf altijd bij hun actuele cijfers kunnen. Ze hebben daarmee inzicht in zowel hun tussentijdse cijfers en de prognose.”

Lars vult aan: “Voor de klanten bij wie prognoses belangrijk zijn, is met name de rolling forecast nuttig. Hiermee zien ze hun prognose naast de realisatie en zien ze dus waar de verschillen zitten ten opzichte van de verwachting. Het feit dat de liquiditeitsplanning automatisch wordt bijgewerkt op basis van de actuele bankstanden geeft ook rust en overzicht.”

Hoe gebruiken jullie Liquid in relatie tot de klant?

Lars: “Dat verschilt per klant. We hebben een aantal klanten die echt zelf de prognose volledig beheren en bijwerken. Dat zijn klanten die sowieso al goed in hun cijfers zitten. Bij veel klanten is het vooral samenwerken: wij stellen de eerste prognose op, met input van de klant, en gaan daarna samen finetunen.” Bob: “De ideale situatie voor ons is dat wij periodiek onze vaste contactmomenten hebben met de klant. Per maand of kwartaal. Op zo’n moment pak je dan Liquid erbij, en heb je een praatstuk: je kan samen aan de hand van Liquid de situatie van de onderneming bekijken. Dit doen we steeds vaker.”

Lars: “Eigenlijk is dit de transitie die je als kantoor natuurlijk wilt maken. Iedereen in deze branche roept dat ze meer willen adviseren, maar een manier vinden om dat ook te doen, is een tweede. We merken wel dat het makkelijker gaat bij klanten die op Liquid draaien.”

‍

Toekomstplannen

Wat staat Phidra Accountants te wachten dit jaar?

Bob: “Vorig jaar was het erg druk. Naast een groei in het klantenbestand hebben we ook een ander kantoor uit de regio overgenomen, en zijn we bezig met de verhuizing naar een nieuw pand in Alkmaar. We hebben ook de migratie afgerond naar een nieuwe scan-&herken software oplossing. Dat was een ingrijpend traject. We hopen dit jaar vooral wat minder hooi op onze vork te nemen [lacht].”

Lars: “Wij hebben natuurlijk ook moeite om personeel te vinden. Dat zal dit jaar ook zo blijven. Dat los je deels op door te kijken naar je manier van werving, en het optimaliseren van je interne processen. Je wilt eigenlijk de piekbelasting terugbrengen (de jaarrekeningen, de aangiftes) en zorgen dat de werkdruk beter verdeeld is over het jaar. Concreet betekent dat verdere automatisering en nog meer inzetten op het uitbreiden van de adviespraktijk.”

En tot slot: welke rol heeft Liquid in jullie toekomstplannen?

Lars: “Die vraag kan ik concreet beantwoorden. We hebben besloten om Liquid veel breder uit te rollen onder een groot deel van onze klanten. Dat gaat dan met name om Liquid Starter, een van de accountancy-versies van de tool gericht op de tussentijdse cijfers (niet de prognoses).”

Bob vult aan: “We willen eigenlijk zo veel mogelijk van onze klanten in dezelfde software straat hebben. Qua administratiewerk staat dat inmiddels, maar voor de adviespraktijk is het nog erg gefragmenteerd: bij sommige klanten draait PowerBI, anderen hebben hun eigen Twinfield inlog, weer anderen krijgen van ons periodiek een uitdraai uit de boekhouding, of er draait nog een oudere rapportagetool.”

Bob vervolgt: “En vergeet niet: die fragmentatie kost óók tijd. Je moet telkens per klant kijken hoe de datavoorziening voor die klant ook alweer was geregeld. Liquid kan een heel groot deel van de klantbehoefte bedienen als het gaat om inzage in cijfers, dus het is logisch voor ons om deze stap te maken. In de komende maanden gaan we dit in stappen uitrollen.”

‍Lars: “Niet elke klant heeft een prognose of rolling forecast nodig. Maar heel veel klanten hebben behoefte aan tussentijdse cijfers. Het is fijn dat we met Liquid nu én-én kunnen doen: Liquid Starter voor de grote bulk en Liquid Insight en Pro voor de subgroep die daar baat bij heeft. Ik verwacht ook dat er langzaamaan meer klanten naar de prognose-pakketten zullen doorstromen. Dan is het voor ons natuurlijk fijn dat ze in dezelfde tool kunnen blijven.”

Bob en Lars, hartelijk dank voor jullie tijd!